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„Future Meeting Room“: Zukunft aktiv gestalten

21.10.2016 - Gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. hat das GCB German Convention Bureau e.V. den Innovationsverbund „Future Meeting Space“ initiiert. Das Anfang 2015 gestartete Projekt erforscht Trends, Innovationen und Entwicklungen in der Gesellschaft sowie deren Einfluss auf die Veranstaltungsbranche. Eine Management Summary der ersten Forschungsphase liegt jetzt vor. Die Forschungspartner haben darin sechs Szenarien zur Organisation von zukünftigen Veranstaltungen auf Basis von Recherchen, Experteninterviews und Fokusgruppen entwickelt. Je nach Szenario stehen dabei zum Beispiel eine verstärkte Interaktion der Teilnehmenden, die Vernetzung räumlich verteilter Veranstaltungen oder die Kombination aus realen und virtuellen Elementen(„Hybridität“) im Vordergrund, die wiederum in verschiedenen Formen umgesetzt werden kann.

„Future Meeting Room“ fördert Interaktion und Wissensvermittlung
Aus den entwickelten Szenarien wurde darüber hinaus ein integriertes Gesamtszenario konzipiert – der „Future Meeting Room“ und in verschiedenen Kategorien (Beschreibung, Organisation, Format, Raum, Technik, Infrastruktur und Erlebnis) ausgearbeitet. In einem „Future Meeting Room“ kommt eine Gruppe von bis zu 150 Personen zusammen, um ein bestimmtes Thema zu erschließen, zu diskutieren und gegebenenfalls weiterzuentwickeln. Neben hybriden Strukturen kann das Szenario räumlich-verteilt und als Co-Working-Veranstaltung auftreten. Ziel ist es, die Interaktion und Wissensvermittlung intensiv zu fördern, Teilnehmende mit verschiedenen Hintergründen zusammenzubringen und den Einzelnen aktiv zu beteiligen.

„Konkrete Handlungsempfehlungen“
„Es sind innovative und zukunftsfähige Szenarien, die mit dazu beitragen, die Spitzenposition Deutschlands als führenden Tagungs- und Kongressstandort zu stärken“, so Matthias Schultze, Geschäftsführer, GCB German Convention Bureau e. V. Und Joachim König, Präsident des EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. ergänzt: „Der Innovationsverbund liefert konkrete Handlungsempfehlungen, um darauf aufbauend technische, organisatorische und räumliche Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln.“

Vier verschiedene Varianten möglich
Die Veranstaltung in einem „Future Meeting Room“ beginnt mit einem oder mehreren Vorträgen. Anschließend teilt sich die Gruppe in Kleingruppen auf, um einen Themenschwerpunkt zu diskutieren und Lösungsvorschläge zu entwickeln – ein Ablauf, der sich auch wiederholen kann. Dieses Szenario, das schon heute vielfach den Hauptteil einer Veranstaltung ausmacht, lässt sich mit vier Sonderformen spezifizieren. Es kann zum Beispiel an mehreren Standorten gleichzeitig mehrere regionale Veranstaltungen geben („Räumlich-verteilt“), wobei die wechselseitige Übertragung und Kommunikation gewährleistet wird. Die reale Veranstaltung kann aber auch zusätzlich in den virtuellen Raum verlegt werden („Hybridität“), so dass Teilnehmende physisch und digital anwesend sind. Oder die Veranstaltung dauert mehrere Tage, damit Teilnehmende ihr Netzwerk pflegen und berufliche Arbeiten erledigen können („Co-Working). Nicht zuletzt kann sich eine virtuelle Community real treffen, um persönlich und direkt miteinander zu kommunizieren („Virtual goes real“).

Mehr Infos und weitere Details verschaffen Ihnen eine Infografik sowie die Management Summary. Beides steht zum Abruf auf der Projekt Seite www.future-meeting-space.de bereit.

Weitere Projektphase ab Anfang 2017 geplant
Nach dem erfolgreichen Abschluss der ersten Forschungsphase des Innovationsverbunds „Future Meeting Space“ im Juni 2016 streben die Partner die Fortführung des Projekts an. Die zweite Projektphase beginnt voraussichtlich Anfang 2017. Untersucht werden soll, welche Teilnehmertypen es gibt, was der Gebrauch methodischer und technologischer Veranstaltungselemente bei den Teilnehmenden bewirkt und wie sie Nutzerakzeptanz, Wissensvermittlung, Lernfortschritt und Erlebniswert beeinflussen.

Am Innovationsverbund beteiligen sich neben den Konsortialführern GCB und EVVC sowie dem Projektbearbeiter Fraunhofer IAO auch die Forschungspartner Drees & Sommer AG, KFP Five Star Conference Service GmbH, SevenCenters of Germany, Tourismus NRW e.V. und visitBerlin Berlin Convention Office.