Ermittelt werden die „Best Center“ durch eine Kombination aus Befragung von 15 bis 30 Kunden der Häuser (abhängig von der AG-Zugehörigkeit) und einem Mystery-Shopping, d.h. einer fiktiven Veranstaltungsanfrage, die an das Zentrum gestellt wurde. Bei der Kundenbefragung zählten Bewertungskriterien wie Servicequalität, Projektbetreuung, Gebäude/ Einrichtung/ Ausrüstung, Infrastruktur sowie Catering, die nach einem Punktesystem per Online-Fragebogen beurteilt wurden. Auch dem Mystery-Shopping lag ein detailliertes Bewertungssystem zu Grunde, so dass beide Maßnahmen zusammen eine umfassende Qualitätsbeurteilung aus Kundensicht zulassen.

Mit dem Award gibt der EVVC seinen Mitgliedern ein interessantes und wichtiges Instrument des Qualitätsmanagements an die Hand, da jeder teilnehmende Betrieb nach Verleihung der Preise ein individuelles und vertrauliches Feedback sowohl zu den Resultaten der Kundenbefragung als auch zum Mystery-Shopping übermittelt bekommt. Somit erhält jeder Teilnehmer essentielle Erkenntnisse über den Qualitätsstandard seines Hauses und gewinnt – unabhängig von seiner Platzierung.

Konzipiert und durchgeführt wurde der EVVC Award von Studierenden der Hochschule Osnabrück unter Leitung von Professor Helmut Schwägermann im Auftrag des EVVC. Zwei Studenten organisierten die Gesamtabläufe aller Awards beim EVVC, während das Mystery Shopping als Praxisprojekt von 15 Studierenden durchgeführt wurde.