Per sofort suchen wir ein Teammitglied für unser Verbandsmanagement (d, m, w) am Standort Freiburg
Intercongress ist eine der führenden deutschen Kongressagenturen (Professional Congress Organizer) und Qualitätsführer medizinisch-wissenschaftlicher Großkongresse sowie anderer Fortbildungsformate in der DACH-Region. Wir sind mit Büros und Homeoffice-Einheiten in Berlin, Düsseldorf, Freiburg und Wiesbaden vertreten, organisieren und führen jährlich ca. 50 nationale und internationale Kongresse mit insgesamt 23.000 Delegierten und mehr als 900 ausstellenden Unternehmen auf ca. 13.000 qm Ausstellungsfläche durch.
Im Verbandsmanagement betreuen wir unsere Gesellschaften über den Kongress hinaus. Wir kümmern uns um die Geschäftsstellenarbeit, die Mitgliederverwaltung und um die rund ums Jahr anfallende Korrespondenz. Wir unterstützen die Verbände in ihrer Organisation und Kommunikation sowie bei den unterschiedlichsten Prozessen wie Zertifizierungen oder Websitegestaltungen und -pflege.
Aufgaben - Das gibt es zu tun
In der Geschäftsstellenbetreuung:
• Schnittstellenkommunikation zwischen Gesellschaften, Mitgliedern und Interessengruppen, telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kursausrichtenden und -teilnehmenden
• Prüfung und Bearbeitung von Teilnehmerunterlagen und -listen,
• Bearbeitung von Anträgen, Rechnungsstellung, Mahnwesen sowie Prüfung von Eingangsrechnungen, Qualitäts- und Beschwerdemanagement
In der Mitgliederverwaltung:
• Pflege Adressdatenbank,
• Einzug Mitgliedsbeiträge, Versand von Rechnungen und vereinsinternen Informationen an Mitglieder, Mahnwesen,
• Bearbeitung von Aufnahmeanträgen, Kündigungen und Änderungsmitteilungen,
Benefits - Das bekommst du
• Bei uns ist eine unbefristete, auf Langfristigkeit ausgelegte, Festanstellung bei angemessener Bezahlung und attraktiven Sozialleistungen normal
• Wir arbeiten dich intensiv ein, damit du weitgehend selbstständig agieren kannst
• Wir bieten fachliche sowie persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Office und zeitweise auch Home: mit flexiblen Arbeitszeiten (Büro, Home, vormittags, nachmittags) findest du die richtige Balance
• Das Office in einer der schönsten Städte Deutschlands ist mit ÖPNV gut erreichbar, Parkplätze gibt es auch im direkten Umkreis und für Radfahrer:innen oder Läufer:innen haben wir sogar eine Dusche im Haus
• Freu dich auf ein grandioses Team, flache Strukturen, Kaffee, Kochgruppe und alles was man eben so braucht
Klingt gut? Dann schick deine aussagekräftigen Unterlagen mit Gehaltsvorstellungen und frühestmöglichem Eintrittsdatum (in einer Datei) an: sabine.de.fries@intercongress.de
Qualifikation - Das bringst Du mit
• Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen und eine besondere Affinität zur Zahlenwelt
• Du hast Erfahrung im Umgang mit wichtigen Auftraggebenden und Kund:innen gesammelt
• Du liebst Dienstleistung an Kund:innen en und im Team und engagierst dich gern für Menschen und ihre Anliegen
• Du bist gewissenhaft, lösungsorientiert und dabei kommunikationsstark
• Du hast ein gutes Sprachgefühl, formulierst textsicher
• Du bist sicher im Umgang mit MS-Office/Datenbanken und du telefonierst gern
• Du bist engagiert, zuverlässig und leidenschaftlich im Einsatz für unsere Auftraggebenden wie auch im Team
• Empathie, Warmherzigkeit, Achtsamkeit und Respekt sind für dich so wichtig wie für uns
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