Veranstaltungsmanagement | Angebot

Job characteristics Die Bundeskunsthalle bietet als Haus für Wechselausstellungen ein internationales und abwechslungsreiches Programm. Jährlich finden fünf bis acht große Ausstellungen aus den Bereichen Kunst und Kulturgeschichte, Archäologie, Wissenschaft und Technik statt. Die Bundeskunsthalle veranstaltet darüber hinaus Lesungen, Vorträge, Diskussionen, Symposien, Film-, Theater- und Musikaufführungen sowie andere Präsentationen und steht auch als Forum für Gespräche zwischen Persönlichkeiten aus Kunst, Kultur- und Geistesleben sowie aus dem Bereich der Politik zur Verfügung.

Zum 1. Januar 2024 ist in der Bundeskunsthalle die Position

Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

zu besetzen. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer 39-Stunden-Woche. Die Vergütung richtet sich bei Erfüllung der personen- und tätigkeitsbezogenen tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 9c TVöD Bund zuzüglich der im Bereich des öffentli-chen Dienstes üblichen sozialen Leistungen (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsor-ge, leistungsorientierte Bezahlung).

Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz, der die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf durch moderne Arbeitszeitmodelle, wie z.B. gleitende Arbeitszeit oder mobile Arbeit, gewährleistet. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, an interessanten Fort-/Weiterbildungen teilzunehmen und ein Jobticket zu beziehen, das von uns bezuschusst wird (50 % der Ticketkosten).

Inklusion und Integration sind unserem Haus ein besonderes Anliegen. Bewerbungen von Menschen mit diversen Hintergründen (z. B. Menschen aller Nationalitäten, schwerbe-hinderte oder ihnen gleichgestellte Bewerber*innen) werden daher begrüßt.

Ihre Aufgaben im Rahmen der ausgeschriebenen Stelle:
Betreuung von Fremd- und Kooperationsveranstaltungen in der Bundeskunsthalle

Dies umfasst insbesondere die folgenden Tätigkeiten:
• Recherche nach potentiellen Kund*innen, Durchführung von Umfeldanalysen, Analyse und Auswertung der Informationen sowie Akquirierung von Kund*innen durch Initiie-rung entsprechender Maßnahmen
• Betreuung des Kund*innen-Stamms
• Präsentation der zu vermietenden Räumlichkeiten und der (technischen) Ausstattung
• Führen von Verhandlungsgesprächen sowie Abstimmung der gewünschten Zusatzleis-tungen (z. B. Veranstaltungstechnik, Reinigung, Catering, Sicherheitskräfte)
• Erstellung von Kostenvoranschlägen sowie der unterschriftsreifen Verträge für alle Leistungen (in Zusammenarbeit mit dem Bereich Recht, Personal, Transport, Versiche-rung)
• (Teil-)Entwicklung von Veranstaltungskonzepten für Tagungen, Konferenzen etc. so-wie von Nutzungskonzepten, z. B. zur Optimierung der Raumnutzung in Abstimmung mit dem/der externen Veranstalter*in
• Erarbeitung von Vorschlägen für Werbemaßnahmen
• Planung, Koordinierung und Überwachung der organisatorischen Abläufe bei den ein-zelnen Veranstaltungen unter Beachtung sicherheitsrechtlicher und logistischer Aspekte
• Planung und Koordinierung des in- und externen Personaleinsatzes während der Veranstaltungen, Erstellung von Ablauf-, Zeit- und Tätigkeitsplänen für die beteiligten Mitarbeiter*innen und Firmen, Kontrolle und Koordinierung des Auf- und Abbaus
• Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Veranstaltungen, ggf. Veranlassung von Problembehebungen, Reparaturen/Instandsetzungen
• Verwaltung und Beschaffung von zusätzlichen Ressourcen (Material und Personal),
z. B. Angebotseinholung, Abnahme von Leistungen, Rechnungsprüfung
• Fungieren als Ansprechpartner*in während der Veranstaltung für alle Beteiligten
• Aufnahme von Schäden, Ermittlung der Kosten für die Schadensbehebung
• Erstellung der Abschlussrechnung auf der Grundlage des Kostenvoranschlages, des Vertrages und der Abrechnung der externen Dienstleister*innen
• Führen der Korrespondenz im Rahmen der Geschäftsvorgänge, Verwaltung der Ablage, Erstellung und Pflege des Raumbelegungsplanes für die Bundeskunsthalle
• Betreuung der Auszubildenden „Veranstaltungskaufmann (m/w/d)“