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Katrin Stojan
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Die Bedeutung von Tagungen und Kongressen in einer sich wandelnden Arbeitswelt steht im Zentrum des Forschungsprojekts

Das GCB German Convention Bureau e.V. hat gemeinsam mit seinen Partnern die neue Forschungsphase des Projekts „Future Meeting Space” gestartet. Diese dritte Phase, die auf den Ergebnissen der beiden ersten Analyseschritte aufbaut und bis Dezember 2020 laufen soll, orientiert sich an den folgenden Fragen:

1. Welche Rolle und Aufgabe nehmen Tagungen und Kongresse künftig im Kommunikationsmix von Organisationen ein?
2. Welche unterschiedlichen Ziele haben Business-Events?
3. Basierend darauf: Welche Ansprüche stellen die Zielgruppen und Stakeholder, welche Erwartungen haben sie?
4. Was macht eine erfolgreiche Veranstaltung aus und mit welchen Mitteln lässt sich ihr Erfolg messen?
5. Über welche Kompetenzen und Skills müssen Organisationen und Mitarbeiter verfügen?

Initiatoren der dritten Forschungsphase sind das GCB und der EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. als Konsortialführer sowie die Forschungspartner Maritz Global Events Inc., Xing Events GmbH, KFP Five Star Conference Service GmbH, SevenCentres of Germany und Radisson Hotels.

Rolle von Veranstaltungen im Kommunikationsmix
Das Ziel der dritten „Future Meeting Space“-Forschungsphase ist es, die Aufgabe von Veranstaltungen vor dem Hintergrund neuer technologischer Interaktionsmöglichkeiten herauszustellen. Der Abschlussbericht der Analyse soll die Anforderungen benennen, die an unterschiedliche Akteure der Branche gestellt werden, und ihnen entsprechende Strategien an die Hand geben. Im Rahmen der dritten Forschungsphase sollen auch Kompetenzprofile für Planer und Dienstleister entwickelt werden. Ein zentrales Ziel ist es auch, relevante Erfolgsfaktoren (KPIs) zu identifizieren, um den Erfolg zukünftiger Veranstaltungen messbar zu machen – damit können insbesondere Eventplaner aus Organisationen und Unternehmen den Wert ihrer Tagungen und Kongresse dokumentieren.

Hinzu kommt die Überarbeitung des Innovationskatalogs, der bereits im Rahmen der ersten Forschungsphase vorgestellt wurde. Der Katalog wird im Hinblick auf internationale Entwicklungen sowie Trends und Innovationen auf dem Gebiet der Digitalisierung erneuert – Stichpunkte hierfür lauten Big/Smart Data, Social Profiling, 5G, KI oder Cyber Security.

Die erste Forschungsphase des Innovationsverbunds „Future Meeting Space“, die neben dem Innovationskatalog auch sechs „Future-Meeting-Szenarien“ hervorbrachte, wurde im Jahr 2016 abgeschlossen. In der zweiten Phase, die im Dezember 2018 endete, standen Erfolgsfaktoren von Veranstaltungen im Mittelpunkt. Zu den wichtigsten Ergebnissen zählte die Erkenntnis, dass Eventplaner sich vor allem auf Wissensvermittlung und die Schaffung überraschender – disruptiver – Elemente konzentrieren sollten, um ihre Teilnehmer zu begeistern. Flankierend dazu wurden unterschiedliche Teilnehmertypen identifiziert, auf deren individuelle Bedürfnisse bei der Veranstaltungsplanung zu achten ist. Die Ergebnisse der beiden ersten Forschungsphasen sind hier zu finden: future-meeting-space.de.

Innovationsverbund „Future Meeting Space“
Der Innovationsverbund „Future Meeting Space” (FMS) wurde im Jahr 2015 durch das GCB German Convention Bureau e.V. und den EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) ins Leben gerufen. Im Zentrum des Forschungsprojekts stehen Trends, Innovationen und gesellschaftliche Entwicklungen mit ihren möglichen Einflüssen auf die Veranstaltungsbranche. In diesem Zusammenhang richtet sich die Forschung auf die Gestaltung zukünftiger Veranstaltungen, die Entwicklung der Teilnehmerbedürfnisse und die Anforderungen, die sich daraus für alle in den Prozess der Veranstaltungsplanung involvieren Beteiligten ergeben.

GCB German Convention Bureau e.V.
Das GCB German Convention Bureau e.V. repräsentiert und vermarktet Deutschland national und international als Destination für Tagungen, Kongresse, Events und Incentives. Es ist Ansprechpartner für Unternehmen, Verbände und Organisationen aus der ganzen Welt, die eine Veranstaltung in Deutschland planen. Als Strategische Partner unterstützen die Deutsche Lufthansa, Deutsche Bahn und die DZT Deutsche Zentrale für Tourismus die Arbeit des GCB.

EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V.
Der EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. vertritt rund 750 Event-Locations, Kongresszentren und Stadien in Deutschland, Österreich, der Schweiz und weiteren europäischen Ländern – darunter kleine, traditionsreiche Stadthallen ebenso wie Multifunktionsarenen mit bis zu 50.000 Sitzplätzen als „Event-Tempel” der heutigen Zeit. Rund 70 Anbieter-Unternehmen der Veranstaltungsbranche unterstützen derzeit als Partner des EVVC den Verband und seine Mitglieder.

Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO
Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) unterstützt Unternehmen und Institutionen dabei, neue Geschäftsmodelle und effiziente Prozesse zu implementieren, um erfolgreicher zu arbeiten. Mit seinem umfangreichen Wissen über Organisationsstrukturen und Technologien ist das Fraunhofer IAO in der Lage, Forschungen in der Praxis umzusetzen. Das Institut ist an internationalen Netzwerken beteiligt, in deren Rahmen die wichtigsten Themen für die Zukunft des Wirtschaftsstandorts Deutschland untersucht und gestaltet werden. Ziel des Fraunhofer IAO ist es, die Interaktionswege von Menschen, Organisationen und Technologien systematisch zu optimieren.

future-meeting-space.de